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所謂整合管理就是摒棄管理的條塊化,整合監(jiān)控也是如此。監(jiān)控應(yīng)著眼全局,聯(lián)系其他所有管理活動,以實現(xiàn)公司運營的最優(yōu)化。
作為一個大型的有機(jī)體,股東對公司的質(zhì)量、健康、安全、環(huán)境、道德、可持續(xù)發(fā)展的潛力、財務(wù)表現(xiàn)有著程度各異的興趣。該有機(jī)體的維系在于滿足這些股東的需求與期望。與作為個體的人一樣,組織也必須將事前和事后監(jiān)控納入“計劃-執(zhí)行-檢查-行動”周期(PDCA)。事前和事后監(jiān)控環(huán)節(jié)必須嵌入組織的正式管理系統(tǒng)內(nèi)。
事后監(jiān)控注重觀察和分析歷史,事前監(jiān)控則以對未來進(jìn)行的分析,以及對掌握未來所需的條件進(jìn)行的分析為基礎(chǔ)。
事后監(jiān)控主要關(guān)注的是組織現(xiàn)有結(jié)構(gòu)和流程的運轉(zhuǎn),以保證股東的各種要求得到滿足。不論是負(fù)面還是正面事件,如事故發(fā)生率或者顧客滿意度上升,都要進(jìn)行分析和匯報。只有這樣,公司才能不斷吸取經(jīng)驗。
事前監(jiān)控則采用類似于審查和檢查的流程,確保以風(fēng)險和機(jī)遇評估、最佳實踐的分析以及法律協(xié)調(diào)為基礎(chǔ),進(jìn)行有效的工作安排并執(zhí)行安排。事前監(jiān)控的主要目的是使組織在未來能夠?qū)崿F(xiàn)損失最小化和利益最大化。此外,事前監(jiān)控還能強(qiáng)化好的工作實踐,避免出現(xiàn)違反程序的情況。
所有監(jiān)控活動都應(yīng)當(dāng)?shù)玫接行д希皇橇闵⒌剡M(jìn)行。要令股東和客戶都滿意,公司必須以最合理的方式支配有限的監(jiān)控資源。
為了有效地涵蓋公司運營的各領(lǐng)域,監(jiān)控過程需要采用多樣而互補(bǔ)的方法。與作為個體的人一樣,公司也應(yīng)該做到事前事后監(jiān)控兼而有之。
確定監(jiān)控內(nèi)容
每個企業(yè)所要監(jiān)控的內(nèi)容都各不相同。但是,有些方面是大部分企業(yè)都要注意的,如管理系統(tǒng)、文化、知識基礎(chǔ),都或獨立或共同決定了公司的運營表現(xiàn),因此需要有合理的監(jiān)控。
如果公司以項目工作為導(dǎo)向,就要在監(jiān)控中考慮到具體項目的具體風(fēng)險。有些公司采用一般的非風(fēng)險依據(jù)的方法,結(jié)果導(dǎo)致監(jiān)控資源的浪費。
對監(jiān)控措施的管理也需要仔細(xì)界定。在監(jiān)控安排上出現(xiàn)的漏洞或無效的監(jiān)控會讓公司蒙受損失。在某些極端的情況下,這些損失甚至可能危及公司的生存。英國巴林銀行(Barings Bank)被無賴交易員里森(Nick Leeson)搞垮就是一例。
公司運營體系中的某些方面明顯比其他方面更重要。然而,如何才能系統(tǒng)地決定孰重孰輕?
整合監(jiān)控的方法要求你對公司可能面對的所有較大的風(fēng)險進(jìn)行評估,并登記在冊。登記冊會全其所有,用同一尺度衡量所有類型的風(fēng)險,并匯總公司正面臨的風(fēng)險。如果你將質(zhì)量表述為“有可能不能滿足客戶的要求”,那么它也會被納入風(fēng)險登記冊。
公司的監(jiān)控計劃應(yīng)以風(fēng)險為依據(jù),并反映相關(guān)措施降低風(fēng)險的成效。當(dāng)涉及復(fù)雜、新穎的流程或?qū)iT設(shè)備時,就需要進(jìn)行額外的監(jiān)控。
任何績效參數(shù)的過度變化都會導(dǎo)致風(fēng)險,對于產(chǎn)品和整個組織都是如此。代表英國能源公司(British
Energy)和英國核能集團(tuán)(BNFL)在挪威船級社(DNV)進(jìn)行的研究表明,組織內(nèi)的重要績效參數(shù)可能會分別出現(xiàn)改進(jìn)、維持現(xiàn)狀或退化的情況,即參數(shù)的表現(xiàn)并不是均勻的。研究還表明,某崗位的安全生產(chǎn)績效不應(yīng)該作為整個工廠安全生產(chǎn)績效的體現(xiàn)。
監(jiān)控工作需要考慮評估的內(nèi)容和方式,以及抽樣評估的代表性。做不到這一點,可能會給企業(yè)帶來重大損失。不同公司的管理系統(tǒng)、流程(核心的、外圍的、臨時的)、能力、文化(包括亞文化)和士氣都會有各自的變化。